国家知识产权局近日发布《商标注册档案管理办法》（以下简称《办法》）。《办法》共18条，对商标注册档案的概念、商标注册文件材料归档范围、商标电子注册文件归档工作、商标注册档案的保管期限等作出规定，《商标注册文件材料归档范围和商标注册档案保管期限表》作为附件发布。
据介绍，《办法》的制定是为了适应商标注册便利化改革需要，提高商标注册档案管理效能和管理水平。国家知识产权局根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定，在1987年实施的《商标档案管理暂行办法》基础上，按照《中华人民共和国商标法》有关规定和国务院机构改革要求，重新制定了《办法》。
记者从国家知识产权局条法司了解到，《办法》制定遵循三个思路。一是明确商标注册档案管理的主体和职责，科学界定商标注册文件归档范围和保管期限，加强商标注册档案的有效管理；二是商标注册档案管理形式由纸件管理为主向电子化管理过渡，提高商标注册档案电子化水平，适应商标注册便利化改革需要；三是由档案保管为主向加强档案的利用拓展，充分提升档案管理效能，发挥商标注册档案的积极作用。
根据《办法》第二条，商标注册档案是指在商标注册申请、异议、撤销、复审、无效等过程中形成的具有保存和利用价值的各种形式和载体的历史记录。
《办法》规定，国家知识产权局监督和指导商标注册档案工作，接受国家档案主管部门对商标注册档案工作的监督、指导和检查。商标注册档案的立档、归档和管理工作由商标局具体承办。同时，商标注册文件材料归档范围主要包括商标注册申请及后续业务类、商标异议业务类、商标撤销业务类、商标复审业务类、商标无效业务类及其他类。出具商标注册证明材料，补发商标注册证材料，补发商标变更、转让、续展证明材料等可不归档。根据《办法》，归档的商标注册文件材料一般应当为原件，确实无法获得原件的，可以是与原件核对无异的复印件，但是应当注明原因。商标业务经办部门应当保证商标注册档案的系统性、完整性、准确性。
《办法》对商标电子注册文件归档工作作出规定。商标电子注册文件应当采用适合长期保存的文件存储格式与元数据一并归档并建立持久有效的关联。商标电子注册档案可以采用在线或者离线方式保存并定期备份。在线存储应当使用档案专用存储服务器，离线存储应当确保载体的耐久性。
对于商标注册档案的建立和保管，《办法》规定，档案的管理以卷为保管单位，根据商标业务类型以申请号或者注册号等分别立卷保管。档案的建立按照分类、组卷、排列、编号、装订、编目等顺序进行，做到分类清楚、排列有序、目录准确、装订整齐。档案的保管期限分为永久和定期两种，具体按照《商标注册文件材料归档范围和商标注册档案保管期限表》执行。
《办法》强调，除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容外，任何人可以依照相关规定查阅、复制商标注册档案。
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